GFM maakte als één van de eerste klanten een EDI-koppeling met MCB Direct. Ramon Paans, Business Solution Specialist, vroeg Henk Tils, Managing Director bij GFM, hoe deze overstap hun dagelijkse werk heeft beïnvloed en hoe deze koppeling past in de digitaliseringslag die GFM aan het maken is.
Welke voordelen biedt de EDI-koppeling voornamelijk?
“De EDI-koppeling geeft ons heel veel rust. De koppeling zet informatie van ons ERP-systeem automatisch om in directe orders”, steekt Henk van wal. “We verrichten veel minder handelingen en daardoor is het werk efficiënter geworden. Dit zou je eigenlijk overal mee willen: je zou overal directe lijntjes willen hebben en je eigen klanten ook op deze manier orders in willen laten leggen. Daarnaast brengt deze efficiëntere werkwijze een kostenvermindering met zich mee en dat is wat mij betreft altijd een belangrijke reden om met EDI te starten.”
Door de hele maakindustrie dus?
“Ja, het draagt allemaal bij aan een beter resultaat en een betere samenwerking. Dat is partnership. In een partnership geef je openheid van zaken en wil je elkaar maximaal ondersteunen in procesverbetering en efficiëntie.”
Welke weerstanden hadden jullie voordat jullie een EDI-koppeling hadden?
“Digitaal ondernemen brengt meer transparantie met zich mee. Het gaat daarom dus ook heel erg over vertrouwen, want je bekijkt en bespreekt in welke mate die openheid en eerlijkheid plaatsvindt en hoe je dingen met elkaar inricht. Met MCB hebben wij bijvoorbeeld een gesprek over prijsstelling gehad. Hiervoor moet je tijd en aandacht hebben, maar als je dat goed inricht hoef je er ook niet meer naar om te kijken. Nu voelen we de weerstanden die er waren helemaal niet meer. We vragen onszelf alleen maar af hoe we dit nog verder uit kunnen breiden.”
Hoe verloopt die uitbreiding?
“Niet alleen processen, maar ook communicatiestromen worden geoptimaliseerd met een EDI-koppeling. Persoonlijk contact is heel belangrijk in het samenwerken, maar niet zozeer bij het inschieten van orders. Je moet er naartoe werken dat alleen uitzonderlijke situaties gecommuniceerd worden. Verder moet je over standaard zaken zo min mogelijk communiceren, want dat kost alleen maar tijd en geld. Kijk naar hoe je elkaar kunt versterken en val elkaar niet lastig met vragen over prijzen en levertijden. Die vragen hebben we het liefst zo min mogelijk.”
Hoe willen jullie als bedrijf doorpakken op digitalisering?
“Bij digitalisering hoort ook het digitaliseren van interne processen. Bij GFM willen we bijvoorbeeld af van onze productbegeleidingskaarten. We hebben wel een idee over bepaalde software die ons daarbij zou kunnen helpen. De uitdaging zit ‘m in het kiezen wáár je gaat digitaliseren zonder dat je helemaal vast komt te zitten. Als je een softwarekeuze maakt, dan ga je meteen een partnership voor langere tijd aan. Dan wil je graag de goede keuze maken. MCB levert bijvoorbeeld alles aan zoals wij dat willen: in de juiste bakjes met een mooie QR-code erop. Om het proces beter te laten verlopen, zullen wij scanners moeten aanschaffen die die codes kunnen lezen. We zijn nog iets te weinig bezig met procesverbeteringen die ons structureel laten verbeteren.”
“Digitalisering is nooit een afgerond project. Het blijft een belangrijk onderdeel van je werk. Het maximale uit je data halen en daar beslissingen op baseren, gaat nooit meer stoppen. Sterker nog, bij heel veel bedrijven moet het nog beginnen!” - Henk Tils, Managing Director GFM
“In een ideale wereld kunnen wij de chauffeurs van MCB op de juiste plaats in ons bedrijf laten lossen en geven wij ze toegang tot onze fabriek. Zo maak je maximaal gebruik van elkaars toegevoegde waarde” Daarnaast werken we momenteel met de prijzen uit de portal van MCB. Maar hoe leggen we die dan meteen goed vast in ons systeem? En hoe krijgen we real time prijzen in onze calculaties? Dat zijn allemaal uitdagingen voor de toekomst.”
“Ook willen wij studententeams in huis halen om ons te helpen bij het juist inzetten en verwerken van data. Die jonge mensen hebben zoveel meer training (gehad) in die systemen. Door middel van afstudeerstages helpen ze ons uit te zoeken hoe we dit proces kunnen optimaliseren en het grote voordeel is dat we die studenten uiteindelijk eventueel kunnen toevoegen aan ons team.”
Waarom is het juist in deze tijd belangrijk om te starten met EDI?
“In coronatijd moet je zorgen dat processen doorlopen, ook wanneer mensen niet fysiek aanwezig zijn. Omdat we op allerlei manieren koppelingen met elkaar gebouwd hebben, is dit mogelijk. Met deze goede infrastructuur kun je vanuit veel meer verschillende locaties gewoon goed en op een efficiënte manier je werk doen. Je kan op het systeem vertrouwen en je hoeft niet allerlei checks in te bouwen.”
Een wereld zonder EDI, hoe ziet die eruit?
“Super inefficiënt, dus volgens mij moeten we zo’n wereld niet eens willen,” zegt Henk lachend. “Digitaliseren is een hulpmiddel in plaats van een last. In het begin is het een uitdaging om het goed in te regelen, maar als het eenmaal staat, is het proces veel betrouwbaarder en efficiënter. Als ondernemer kun jij je dan richten op andere aspecten van je bedrijf.”
Wat zou jij adviseren aan ondernemers die overwegen een digitaliseringsslag te maken?
“Digitaal ondernemen is een heel breed begrip. De uitdaging zit ‘m in het digitaal maken van kleine ondernemers die misschien twijfelen of ze de juiste capaciteit hebben om over te stappen op EDI. De MKB-ondernemingen weten vaak wel dat EDI-koppelingen een verbetering zouden kunnen zijn, maar vragen zich af of zij zich de investering kunnen permitteren of de tijd vrij kunnen maken. Als ondernemer heb je ergens een goed gevoel bij en daar ga je dan mee aan de slag, maar de vraag is of je op basis van data en cijfers kunt onderbouwen of je de overstap moet maken.”
“Ik zou ondernemers die twijfelen adviseren om de handen ineen te slaan. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden wat EDI betreft. Met elkaar kun je bespreken hoe je de digitaliseringsslag kunt maken en hoe je zaken samen kunt verbeteren. Een voorwaarde voor deze samensmelting is dat ondernemers zichzelf kwetsbaar durven opstellen en erkennen dat er dingen zijn die ze op dit moment niet kunnen én dat er iemand is die meer kennis over en ervaring heeft met bepaalde processen. Dit is een mooie uitdaging lijkt me. Wellicht kan een partner zoals MCB hierbij helpen en kleine ondernemingen samenbrengen en voorzien van kennis.”
Contact
Heeft u vragen of interesse? Neem vrijblijvend contact op met onze Business Solution Specialist, Ramon Paans of één van onze Digital Product Specialists: Maureen Schonbrodt of Anne de Bresser.